Planowanie nie musi być więzieniem

W tym artykule przeczytasz o powszechnych błędnych przekonaniach dotyczących planowania, dlaczego wielu ludzi nie potrafi planować strategicznie i jak uniknąć tych typowych błędów.

Niedawno rozmawiałam z przyjacielem, który zmaga się z wypracowanie zdrowych nawyków planowania. Po logicznym uporządkowaniu zadań i umieszczeniu ich w swoim planerze, kiedy przyszło do wdrażania, poczuł się zupełnie zagubiony.

Istnieje kilka typowych błędów, które sprawiają, że czujemy, że polegliśmy we włączeniu planowania do naszego codziennego życia. Ale nie musi tak być. Bycie freelancerem nie tylko nauczyło mnie strategicznej organizacji, ale także pokazało, czego mam unikać w tym procesie. Pozwólcie, że podzielę się z wami tymi kilkoma lekcjami.

Uwaga! Zdaję sobie sprawę, że planowanie to bardzo indywidualna sprawa, a taktyki, które działają dla jednej osoby, niekoniecznie muszą działać dla innej. Dlatego skupiam się tutaj na błędach, bo czuję, że wszyscy mamy więcej wspólnego w tym, co nie działa, niż w tym, co działa.

Błędne planowanie #1: nadmierne planowanie

Wielu z nas uważa, że ​​decyzja o wprowadzeniu planowania strategicznego do naszego życia oznacza planowanie każdego najmniejszego ruchu. Powiedzmy sobie jednak szczerze: nie wszystko da się i powinno być zaplanowane.

Pamiętając, że nie da się wszystkiego przewidzieć, są rzeczy, których nie można kontrolować, sprawimy, że cały proces będzie o wiele przyjemniejszy i mniej stresujący.

Planowanie to doskonały sposób na zwiększenie produktywności w pracy. Jednak jest zupełnie zrozumiałe, że są aspekty życia, w których wolimy być bardziej spontaniczni. I to też jest całkiem ok.

Nadmierne planowanie może spowodować, że poczujemy się uwięzieni, stracimy oddech i nie wyrobimy na zakrętach. Dlatego tak ważne jest spędzenie czasu nad zrozumienie, gdzie stawiać granice. Tak, by planowanie popychało nas do przodu, zamiast czynić nieszczęśliwymi i zablokowanymi.

Czytaj też: Mit perfekcjonizmu, który powstrzymuje Cię przed budowaniem swojej marki

Błędne planowanie # 2: zbyt szczegółowe

Śniadanie o 8:00, e-maile o 8:20, spotkanie o 8:35 – wygląda na planistyczny maraton. Wiele osób właśnie tak opracowuje swój dzień, nie dając sobie wystarczająco dużo czasu na złapanie oddechu.

O wiele lepszym pomysłem jest utworzenie kategorii dla zadań i umieszczenie ich w blokach, czyli zakresach czasowych (np. 1/3-godzinnych). ‘Zablokowanie’ czasu pomaga zachować większą elastyczność i pozwala przestać się martwić, czy faktycznie zdążymy ze wszystkim.

Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, ile naprawdę poświęcamy na każde zadanie, dzięki czemu możemy nie tylko być dokładniejsi, ale także dać sobie pewien margines bezpieczeństwa (hej! Wszyscy mamy czasem gorsze dni). Możecie użyć jednej z aplikacji śledzących czas pracy i przeprowadzić test przez tydzień lub dłużej. Na tej podstawie możecie dokładniej planować w przyszłości.

Osobiście zwykle dzielę dzień na dwa bloki. Pierwsza połowa dnia przeznaczona jest na mniejsze zadania, które nie wymagają dużej kreatywności (odpowiadanie na maile, rozmowy z klientami, wprowadzanie drobnych poprawek w projektach). Druga to czas, kiedy zaczyna się głęboka koncentracja. Nie planuję każdego zadania (szczególnie w pierwszej części dnia). Raczej tworzę listę rzeczy do zrobienia, w której podkreślam moje priorytety.

Błąd planowania #3: zmiana naturalnego flow

Prawdopodobnie słyszeliście lub czytaliście wiele wskazówek dotyczących planowania i próbowaliście wdrożyć je wszystkie na raz – trening rano, pranie i gotowanie po pracy, zabawa z dziećmi po obiedzie. Cóż, wszystko to brzmi dobrze w teorii, ale wiele razy nie udaje nam się podążać za tymi gotowymi procedurami z jednego prostego powodu – nie są one nasze.

W moim przekonaniu, aby planowanie faktycznie zadziałało, musimy budować nasz grafik wokół naturalnego, indywidualnego flow. Nie idź pod prąd za wszelką cenę. Jasne, dobrze jest modyfikować i eksperymentować (w tym z gotowymi rozwiązaniami), ale upewnijcie się, że wszystko wydaje się dla Was naturalne.

Prawdopodobnie jeśli jesteście najbardziej produktywni wieczorem, nie uda Wam się przejść na poranny harmonogram. Jeśli (regularnie) czujecie się senni i bezproduktywni w południe, zróbcie sobie dłuższą przerwę. I tak nie będziecie w stanie nic zrobić.

Sama robię 2-3h przerwy na lunch i poza gotowaniem zabieram psa na długi spacer. Południe jest zwykle dla mnie mniej produktywne, dlatego zdecydowałam wyraźnie rozgraniczyć poranek (kiedy pracuję nad płytkimi zadaniami) a popołudniem (kiedy przełączam się na bardziej kreatywny tryb i skupiam się na głębokiej pracy). Czasami nawet sprzątam podczas przerwy i w ten sposób przygotowuję swój umysł i przestrzeń na znacznie głębszą koncentrację.

 

Błąd planowania #4: przesadzenie z ilością zadań

To jeden z błędów w planowaniu, który łatwo może pozbawić nas motywacji. Kiedy umieścicie zbyt wiele na swojej liście rzeczy do zrobienia, fizycznie nie będziecie w stanie odznaczyć wszystkich pozycji. W ten sposób macie poczucie, że niczego w ciągu dnia nie osiągnęliście. Spróbujcie podzielić listę rzeczy do zrobienia na dwie grupy – „priorytety” i „inne”. Zminimalizujcie pierwsze i przenieście wszystkie zadania, które mogą poczekać, na tę drugą listę.

W ten sposób nie zakopiecie się w ilości obowiązków, z większą łatwością pchniecie swój biznes do przodu bez poczucia przepracowania.

Jeśli więc już kilka razy nie udało Wam się wdrożyć planowania w swoim codziennym życiu, upewnijcie się, że unikacie tych błędów. Pamiętajcie, planowanie to narzędzie, które powinno Wam służyć i ułatwiać życie, a nie sprawiać się, że czujecie się zniechęceni i w potrzasku.

Materiały, które mogą Was zainteresować:

Praca głęboka. Cal Newport

Zorganizuj się w 21 dni. Ola Budzyńska

Plannery strategiczne

Podcast: Cal Newport

małych przedsiębiorców

 

Magda Horanin

Piszę o brandingu i strategii dla małych przedsiębiorców i freelancerów. Podróżuje, projektuje, piję kawę.

Zapraszam również na moje social media: ,


Ten, jak i wiele więcej innych ciekawych artykułów możecie znaleźć na naszej stronie w dziale Blog -> każdego dnia po godzinie 15:00 nowy materiał.

Zapraszamy również do działu Kalendarium, gdzie znajdziecie informację o zbliżających się konferencjach, szkolenia i prezentacjach z różnych dziedzin IT.

Jeśli szukacie nowych wyzwań zawodowych to w dziale Oferty, na pewno znajdziecie coś dla Ciebie!

Zapraszamy na nasz Facebook oraz LinkedIn.